GASTOS DEDUCIBLES | SUJETOS A LÍMITE | Gastos de Movilidad

ASPECTO GENERALES

Cada vez que inicia o termina un determinado ejercicio económico se oye mucho acerca de “Planeamiento Tributario”; inclusive, hay seminarios, diplomados, charlas, capacitaciones y un sin número de eventos relacionados al mencionado tema con el objetivo de evitar contingencias de carácter fiscal.

Una de las estrategias, a la cual yo también recurro es la de “Cuidar el Gasto”. Me refiero a que, desde el punto de vista jurídico tributario no haya descuidos de carácter formal o sustancial que sean causa de pérdida de algún derecho que de conformidad con las normas tributarias nos pertenece.

Es así, que se debe “Conocer” el negocio a fin de establecer políticas y procedimientos con arreglo a ley para que los diferentes desembolsos de dinero efectuados no sean “Desconocidos” en su deducción (tributariamente hablando).

Pues bien, habiendo un sinfín de situaciones que van de la mano con la realidad de cada negocio, hay desembolsos de dinero que si bien en cada operación NO son Importantes (cuantitativamente hablando), puede que en suma SI lo sean. Por otro lado, hay empresas en las que este tipo de operaciones son muy frecuentes y representan un porcentaje relativamente considerable en sus partidas de gasto/costo.

En esta ocasión hablaremos acerca de los “Gastos de Movilidad”; seguramente tú que eres asistente, el contador, el abogado, el secretario u otro; en alguna ocasión te has acercado a las oficinas de Tesorería a fin de solicitar una determinada cantidad de dinero para ir a hacer una gestión en la Sunat, Sunarp, Sunafil, visita a un proveedor, a un cliente o cualquier otro trámite administrativo. Tal vez haya pasado por tu mente de cuáles son las normas que la regulan, si hay o no límites, qué formalidades deben cumplirse y otras dudas más, que espero hoy sean despejadas… ¡empecemos!

¿QUÉ ES UN GASTO DE MOVILIDAD?

Como siempre he venido recalcando en cada artículo compartido relacionado a asuntos tributarios: “Es importante conocer la definición dada por la misma norma a los términos usados o establecidos en ésta”. Por ello debemos dejar en claro que, se debe entender por tal a los desembolsos en los que una determinada entidad generadora de renta de tercera categoría realiza, para con sus trabajadores, teniendo el objetivo cubrir el traslado geográfico de un determinado punto hacia otro, a fin de atender cualquier gestión relacionada definitivamente para con la empresa.

BASE LEGAL Y NORMATIVA

Los requisitos para su deducibilidad están plasmados principalmente en:

• Artículo 37°, inciso a1) del TUO de la Ley del Impuesto a la Renta aprobado por el DS N° 179-2004-EF.
• Artículo 21°, inciso v) del TUO de la Ley del Impuesto a la Renta aprobado por el DS N° 122-1994-EF.

Los cuáles se traducen literalmente en lo siguiente:

1. El Gasto debe ser NECESARIO para el cabal desempeño de las funciones del trabajador.
2. NO debe constituir beneficio o ventaja patrimonial directa para los mismos.

¿CÓMO SUSTENTAR ADECUADAMENTE?

Bien, en vista que ya sabemos su definición como tal y la base legal que regula este tema, es necesario conocer CÓMO SUSTENTARLO, lo cual se vuelve ya un poco más sencillo con los conocimientos previamente obtenidos.

Por ello es que además de CONOCER el ASPECTO SUSTANCIAL (indicado en el punto anterior); debemos también saber el ASPECTO FORMAL a fin de poder realizar un adecuado sustento de los Gastos en Movilidad.

Antes de explicar este asunto, debo aclarar que NO PODEMOS CONFUNDIR los Gastos de Movilidad con los de Viaje, ya que éstos últimos están regulados en el inciso r) del Artículo 37 de la LIR.

En principio, podemos sustentarlo de DOS formas:

1. COMPROBANTE DE PAGO

Puede ser sustentado con Facturas que emiten las empresas de taxi, Boletos de Transporte público urbano de pasajeros, siempre que se identifique al adquirente o usuario del servicio (Art. 4° del RCP inciso d) del numeral 6.2).

A decir verdad, teniendo en cuenta que los Gastos de Movilidad son desembolsos de dinero realizados para hacer gestiones o movilizarse de un lugar a otro DENTRO DE SU RESIDENCIA HABITUAL; pocas o casi ninguna son las veces en que las empresas contratan de manera formal a una empresa de taxis para que les preste el servicio, por dos sencillas razones: Precio y eventualidad.

Lo usual es que se transporten en combis, Micros o inclusive taxis pero tomados de manera instantánea, o para que se entienda mejor: sales de tu oficina y tomas cualquier taxi que se te cruza, obviamente NO te dará factura (a menos que a solicitud tuya, su base acceda).

Entonces ¿qué hacer en esos casos?, Tranquilo leamos la siguiente modalidad.

2. PLANILLA DE MOVILIDAD

El presente artículo iba dirigido principalmente al sustento del Gasto de Movilidad con este mecanismo.

Este documento, en principio, NO es un Registro Contable ni tampoco un libro.

Este Documento, llamado “Planilla de Movilidad” debe ser suscrito por el o los trabajadores que realicen gastos por concepto de movilidad, para lo cual dicha Planilla debe contener como mínimo lo siguiente:

• Numeración correlativa
• Nombre o Razón Social del Contribuyente
• Consignar el día o periodo al que corresponde la planilla, según corresponda.
• Fecha de emisión de la planilla.
• Detallar POR CADA DESPLAZAMIENTO y POR CADA TRABAJADOR: la fecha, nombres y apellidos del trabajador, motivo, monto gastado.

LÍMITES TRIBUTARIOS

En el entendido que nos encontramos en la PARTE 01 de nuestro estudio dedicado a “Gastos Deducibles”; los Gastos de Movilidad también se encuentran sujetos a un límite, el cual es el siguiente:

1. No deben exceder por cada trabajador el importe DIARIO equivalente al 4% de la Remuneración Mínima Vital mensual de los trabajadores sujetos a la actividad privada.
2. Es importante señalar que NO será deducible, en cuanto dichos desembolsos hayan sido efectuados en beneficio de trabajadores que tengan movilidad a su disposición.

SITUACIONES Y PREGUNTAS FRECUENTES

¿LA PLANILLA DE MOVILIDAD DEBE SER LEGALIZADA?

La Norma estipula tal exigencia para efectos de su deducibilidad; por lo tanto, NO es necesario hacerlo.

EN CASO SE SUSTENTE EL GASTO DE MOVILIDAD CON FACTURAS ¿TAMBIÉN APLICA EL LÍMITE?

NO; ya que indicamos que hay DOS formas de sustentarlo, la primera es con COMPROBANTE DE PAGO y la segunda con la Planilla de Movilidad, siendo aplicable el límite a este último.

¿LA PLANILLA DE MOVILIDAD PUEDE CONTENER DATOS ADICIONALES?

Por supuesto que SI; en la medida que dicho formato contenga la información mínima no hay ningún problema.

QUÉ PASA SI EL GASTO REGISTRADO SUPERA EL LÍMITE ESTABLECIDO?

Pues bien, definitivamente tal exceso NO será deducible para efectos tributarios.

EL DINERO QUE RECIBE EL TRABAJADOR ¿ES REMUNERATIVO?

Buena pregunta; pero debemos señalar que NO, toda vez que éste tiene por objetivo cumplir el cabal desempeño del trabajador con ocasión de sus funciones dentro de la compañía.

¿CÓMO DEBE CONTABILIZARSE?

Recalco que este desembolso, NO APLICA LA NIC 19, ya que NO es un beneficio del empleado, sino más bien un gasto propiamente dicho efectuado por la empresa para que el trabajador cumpla sus funciones. El asiento contable es: 63/10 (con su correspondiente destino a las cuentas de Función).

CASO PRÁCTICO

Pues bien, más que caso práctico, queremos graficarlo con números los límites a que hicimos referencia así como el de brindarte un Formato que tiene los requisitos mínimos a que hicimos mención.

Actualmente la remuneración Mínima Vital es de S/850.00 Soles (Desde mayo del 2016), lo cual quiere decir que el 4% de dicho monto es de S/34.00; si en tu planilla de movilidad CADA trabajador, en UN DÍA no supera dicho monto, será DEDUCIBLE enteramente en la medida que cumplas con el adecuado llenado de la planilla de movilidad.

Te adjunto un Modelo de Planilla de Movilidad; tú puedes adecuarla a tu gusto y necesidades; solo debes tener presente que debe contener la información mínima a que hicimos mención.

Esperando que éste artículo haya sido de tu interés y ayuda en el aumento de tus conocimientos; te agradeceré puedas compartirlo en tus redes sociales con tus demás amigos referenciando siempre la fuente y el autor, asimismo también te invito a dejar aquí debajo tu comentario, aclaración o consulta de algo referido al tema o escríbeme a info@grupoasesortfc.com y con gusto te ayudaré.

¡Muchas Gracias! Hasta una nueva oportunidad… 

Israel Encarnación Soto 

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