¿HASTA CUÁNDO DEBO CONSERVAR LOS LIBROS DE MI CONTABILIDAD?

Como todos los contadores sabemos, estas fechas (Marzo y Abril) son las más emocionantes y también las más difíciles debido a que son los plazos de vencimiento para la presentación de la DDJJ[1] Anual del Impuesto a la Renta de 3° categoría respecto del año 2015. Asimismo, creo que acompañado de esos sentimientos encontrados, es un reto para cada uno de nosotros, puesto que al momento de analizar las operaciones de gasto, ingreso, activo y otros (sobre todo los gastos) nos hemos hecho preguntas como ¿Será éste un gasto deducible?, y en algunas ocasiones ¿esta compra será un activo o lo mando al gasto?...

Acompañado de lo anteriormente señalado, el siguiente paso luego de haber presentado todas tus DDJJ de las empresas que están a tu cargo si eres independiente o de tu empresa si eres dependiente interno, es la de imprimir, llenar o presentar (si estás afiliado al PLE[2] o SLE[3]) tus libros contables inclusive de ejercicios anteriores si tienes algún retraso, lo cual en la mayoría de casos se vuelve todo un reto y créeme que cuando te digo esto, lo digo por experiencia propia.

Hoy por la mañana, estuve esperando la visita de un cliente porque éste necesitaba recoger toda su documentación (Libros, Facturas entre otros) debido a que ha suspendido sus actividades hasta nuevo aviso por motivos personales, incluso me manifestó su intención de ya no seguir mas con dicho RUC[4] (Persona natural), sino más bien posiblemente se constituya como persona jurídica y me hizo una pregunta muy interesante que tal vez alguno de nosotros lo hemos oído de alguien o nos hemos preguntado a nosotros mismos y hasta me atrevo a decir que probablemente no nos hemos tomado la molestia de salir de ésta duda e investigar; sin embargo hoy quiero compartir algo contigo y hablaremos al respecto.

ISRAEL, ¿HASTA CUÁNDO DEBO CONSERVAR LOS LIBROS DE MI CONTABILIDAD?

Antes de responder a esta pregunta, quisiera iniciar con los siguientes puntos:

Obligación de conservar los libros contables

Conocer esto es muy importante, porque formará parte fundamental de nuestra respuesta; para ello, revisaremos el inciso 7) del Art 87° del Código Tributario aprobado por el DS N° 133-2013-EF, que literalmente dice lo siguiente:

"Almacenar, archivar y conservar los libros y registros, llevados de manera manual, mecanizada o electrónica, así como los documentos y antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan hechos susceptibles de generar obligaciones tributarias o que estén relacionadas con ellas, mientras el tributo no esté prescrito."

¡Caramba! si nos fijamos bien, ésta norma nos hace referencia a la prescripción del tributo, lo cual nos obliga a leer respecto de éste punto y así interpretar lo antes mencionado; sin embargo no quiero dejar pasar desapercibido que dicho texto nos aclara dos cosas importantes:

• Tenemos la obligación de conservar los libros y registros hasta que el tributo prescriba.
• Los documentos, antecedentes y operaciones están sujetos a las mismas condiciones

A manera de referencia quiero citar el Art 41 de la Ley del IGV aprobado por el DS N° 055-99-EF y normas modificatorias:

"Las copias y los originales, en su caso, de los comprobantes de pago y demás documentos contables deberán ser conservados durante el período de prescripción de la acción fiscal."

GENIAL, AHORA ENTIENDO QUE LA RESPUESTA ESTÁ SUJETA A LA PRESCRIPCIÓN DEL TRIBUTO, ¿PERO CUÁNDO?, ES DECIR ¿CUÁNDO PRESCRIBE EL TRIBUTO?

¡Tranquilo, no te desesperes! 

La norma que regula la prescripción, la recuerdo muy bién porque en mis clases de tributación en la universidad fue tocado en varias clases; para ello vamos a citar el Artículo 43° del Código Tributario que dice lo siguiente:

"La acción de la Administración Tributaria para determinar la obligación tributaria, así como la acción para exigir su pago y aplicar sanciones prescribe a los cuatro (4) años, y a los seis (6) años para quienes no hayan presentado la declaración respectiva."

Con una simple interpretación literal podemos deducir que el tiempo de prescripción está sujeto al hecho de haber presentado tu correspondiente declaración.

ISRAEL, ¿SUCEDE LO MISMO PARA LOS QUE LLEVAMOS NUESTROS LIBROS Y/O REGISTROS MEDIANTE EL PLE O SLE?

Es una muy buena pregunta, porque después de todo para ser sincero, todos buscamos deshacernos de el bulto que generan los libros físicos (ya sean manuales o en hojas sueltas..); sin embargo, los generados electrónicamente tranquilamente puedes guardarlo en una memoria, espacio de tu computadora, teléfono celular o en el mejor de los casos una plataforma web como Amazon, Google Drive, Dropbox, Mega entre otros.

La Respuesta es sencilla, cuando analizamos el Art 87° inciso 7) del Código Tributario en párrafos anteriores, vimos que la obligación se extiende también para los generados de manera electrónica; por lo tanto el plazo es el mismo. Sin embargo, déjame hacerte algunas recomendaciones independientemente que haya o no prescrito tu periodo:

1. Conserva los archivos planos generados por el sistema.
2. Guarda tus Reportes de Información consistente y la Constancia de Recepción.
3. De preferencia NUNCA guardes un archivo tan importante como éstos en un solo lugar; es decir, ténlo en tu computadora para acceder a tales con mayor facilidad pero también en una plataforma web.

Imágenes de Referencia:

1° Archivos Planos generados por el Sistema:

2° Reportes de Información Consistente + Constancia de Recepción:

En un siguiente artículo explicaré un poco más detallado lo relacionado a la prescripción para un mayor entendimiento.

Esperando que éste artículo haya sido de tu interés y ayuda en el aumento de tus conocimientos; te agradeceré puedas compartirlo en tus redes sociales con tus demás amigos, asimismo también te invito a dejar aquí debajo tu comentario, aclaración o consulta de algo referido al tema o escríbeme a info@grupoasesortfc.com y con gusto te ayudaré.

 ¡Muchas Gracias! Hasta una nueva oportunidad… 

Israel Encarnación Soto 

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[1] DDJJ: Declaración Jurada

[2] PLE: Programa de Libros Electrónicos (Aplicativo)

[3] SLE: Sistema de Libros Electrónicos (Portal Sunat)

[4] RUC: Registro Único del Contribuyente