En la mayoría de empresas, el Dpto. de Contabilidad es el que maneja el cumplimiento laboral como el llevado de planillas, declaración PLAME[1], emisión de boletas de pago, liquidación de beneficios sociales y otros.
Sin embargo, en aquellas compañías de mayor tamaño o aquellas que su principal insumo es el capital humano como las empresas de servicio de seguridad, limpieza, construcción y otros; los encargados del cumplimiento laboral son los llamados “Área de Recursos Humanos” lo que normalmente están a cargo de un Abogado especializado en Derecho Laboral o en todo caso un Contador con conocimientos sólidos en la materia.
Pues bien estimado lector, al margen de la posición en la que trabaje la compañía donde tú laboras estoy seguro que en más de una ocasión oíste acerca de la “Boleta de Pago”; es más estoy seguro que sin tener alguna relación con dichas áreas tuviste que saberlo ya que siendo trabajador dependiente en algún momento te hicieron entrega de una.
Hoy quiero compartir a detalle los principales aspectos y características de esta obligación formal que tienen TODOS los empleadores, empecemos…
¿Qué es una Boleta de Pago?
Desafortunadamente, o “para variar” como diría yo, NO existe definición alguna en la norma regulatoria respecto de éste documento; sin embargo vamos a darle una definición simple:
“Documento de carácter formal, que entrega el empleador a su trabajador, como prueba de haberle cancelado su remuneración conforme a la periodicidad convenida y por el monto contratado”. [Definición del Autor]
Israel, entonces la Boleta de Pago ¿sustenta efectivamente el PAGO de la remuneración?
No necesariamente, solo es una formalidad, ya que se necesitan otros elementos que prueben de manera sustancial dicho como cumplimiento como: Constancia de transferencia, algún recibo de caja, cheques bancarios entre otros…
¿Cuál es la norma regulatoria respecto de ésta obligación?
Si eres abogado, es lo menos que puedes preguntar; si eres contador, ¡Te Felicito!
Pues bien, la obligación respecto de la ENTREGA de la Boleta de Pago está regulada en el Decreto Supremo N° 001-98-TR denominada “Normas reglamentarias relativas a obligación de los empleadores de llevar Planillas de Pago”, dada el 22 de Enero del año 1998 para ser exactos; en los artículos 18, 19 y 20 para ser aún más precisos.
Obviamente, dicha norma ha sufrido cambios y modificaciones con el pasar del tiempo como el Decreto Supremo N° 009-2011-TR del 23 de Julio del 2011 entre otros.
Descarga aquí ambas normas en mención: DS N° 001-98-TR / DS N° 009-2011-TR
¿Cuál es el plazo para entregar las Boletas de Pago a mi trabajador?
Es una pregunta muy sencilla, pero muy obviada por muchos; ya que en mi poca experiencia he visto situaciones en las que el empleador emite las boletas de pago y hace maravillas a último minuto cuando tiene una visita o requerimiento de alguna entidad inspectora; muchos de ellos también recurren a “Falsificar” firmas con el fin de demostrar “presunto” cumplimiento, lo cual podría traer consigo serios problemas legales.
Otra de las situaciones de las que he sido testigo, en la que el trabajador al entrar en algún litigio laboral con su empleador no quiere firmar sus boletas de pago por las cuales su remuneración ya ha sido cancelada; situación que suscita producto del descuido del empleador.
Pues bien, respondiendo a la pregunta, el plazo máximo es el “Tercer día hábil siguiente a la fecha de pago”. Así lo establece el artículo 19° del DS N° 009-2011-TR.
Descarga aquí la norma en mención: DS N° 009-2011-TR
¿Cuál es la formalidad que se deben cumplir respecto de la Boleta de Pago?
La norma en mención precisa formalidades principales, las cuales mencionaré brevemente y que además debe cumplirse a cabalidad con el fin de evitar contingencias:
- Debe emitirse en duplicado original (para el trabajador y empleador).
- En caso el trabajador no sepa firmar, bastará con su huella digital impresa.
- NO es obligatoria la firma del trabajador; sin embargo el Empleador deberá asumir la carga de la prueba respecto de su entrega, emisión y pago del mismo. (se recomienda que el trabajador SI firme).
- La entrega puede hacerse por algún medio electrónico digital, precisando que el Empleador asumirá la carga de la prueba.
- La Boleta de pago deberá contener la información mínima a que hace referencia la norma.
- Debe contener además las horas laboradas y concordantes con lo contenido en el Registro de Asistencia.
Israel, ¿Hasta cuándo debo conservar yo como empleador las copias de las Boletas de pago?
Muy oportuna la pregunta; la respuesta está no solo relacionada a las boletas de pago, sino también a la “Conservación de las Planillas”, cuyo plazo es de “Hasta CINCO años después de efectuado el pago” Así lo establece el Artículo 21° del DS N° 001-98-TR.
Israel, ¿Qué pasaría si pasado dicho plazo algún trabajador entre en litigio laboral conmigo como empleador?, es decir si ya no tengo dicha documentación en mi poder.
Esta duda es algo muy común, ya que he atendido casos cuyo demandante aparece luego de algunos años de finalizado el vínculo laboral (luego del plazo de 5 años de efectuado el PAGO); entonces ¿qué hacer?... Simple; el mismo artículo mencionado en el punto anterior en el segundo párrafo indica: “Luego de transcurrido el plazo indicado, la prueba de los derechos que se pudieran derivar del contenido de los citados documentos, será de cargo de quien alegue el derecho”.
RECOMENDACIONES IMPORTANTES
- Emitir, firmar y entregar oportunamente las boletas de pago a los trabajadores.
- Archivar adecuadamente la documentación laboral.
- Establecer intervalos de tiempo para efectuar una revisión preventiva de cumplimiento.
- Asegurarse de que la boleta de pago contengan la información mínima conforme a ley.
- Capacitar constantemente al personal encargado de las planillas, respecto de temas relacionados al cumplimiento laboral.
ARTÍCULOS ANTERIORES QUE PODRÍAN INTERESARTE
Esperando que éste artículo haya sido de tu interés y ayuda en el aumento de tus conocimientos; te agradeceré puedas compartirlo en tus redes sociales con tus demás amigos referenciando siempre la fuente y el autor, asimismo también te invito a dejar aquí debajo tu comentario, aclaración o consulta de algo referido al tema o escríbeme a info@grupoasesortfc.com y con gusto te ayudaré.
¡Muchas Gracias! Hasta una nueva oportunidad…
[1] Planilla Mensual de Pagos.
Me pagaron incompleto este mes el día 29/01 y la empresa me ha bloqueado del aplicarivo para poder descargar mi boleta de enero y también de los meses anteriores sin antes culminar mi contrato, ya envié correo a RRHH y nada de responder que más debo hacer, gracias por su respuesta.
ResponderEliminar