Control de Asistencia ✍ ⌚ ¿es obligatorio? 🙄🤔

Sin temor a equivocarme puedo decir que todos en algún momento hemos trabajado, e independientemente del lugar, seguramente al momento de nuestra contratación hicimos el común acuerdo de los puntos más importantes como: horario de trabajo, remuneración, forma y periodicidad de pago, labor a realizar entre otros... ✍

Si estás en la posición de EMPLEADOR, y en el supuesto de encontrarte en un litigio laboral con el trabajador en el que éste último está exigiéndote el pago de sus Horas Extras ¿cómo sustentarías que el NUNCA realizó tales? (en el entendido que eso nunca sucedió); por otro lado, si fueras tú el TRABAJADOR y SI realizaste horas extras pero NUNCA te las pagaron ¿cómo demostrarías que efectivamente SI las hiciste?. 🤔

Pues bien, al margen de que existen algunas maneras alternas de poder probar tal posición (ya sea para la existencia o inexistencia de las mismas); ¿por qué permitimos que se generen este tipo de situaciones si podemos evitarlas?; entonces,  ¿cómo hacerlo?. ¡Hay muchas maneras! y hoy hablaremos de una muy importante y fundamental, además mencionar desde ya que es de uso OBLIGATORIO.

¡Comencemos! 😎

Como el título del presente artículo hace referencia a una de las maneras de evitar las situaciones mencionadas en la introducción, ya sabes que hablaremos del Control de Asistencia y además indicaremos los temas puntuales y específicos de ésta obligación.

Israel, antes que inicies ¿existe normativa legal vigente que la regule? 💼

SI, muy poco conocida, pero SI, si existe y es el DS N° 004-2006-TR emitida el 06 de abril del año 2006.

¿Quiénes están obligados a contar con tal, depende de los ingresos? 🤥

TODO empleador sujeto al Régimen Laboral de la Actividad Privada. Eso es lo primero que tenemos que saber, la norma antes citada NO hace distinción entre el nivel de ingresos, gastos, trabajadores o actividad; incluso, esto incluye a las personas contratadas bajo modalidades formativas laborales; además debe EXHIBIRSE a todos los trabajadores. [Artículo 1°]

Israel, el Control de Asistencia ¿qué tipo de información mínima debe contener? 📝

Lo mínimo que debe tener son los siguientes 3 datos [Artículo 2°]:

1. Nombre de la Empresa y número de RUC
2. Nombre y documento de identidad del trabajador.
3. Fecha, hora y minutos de ingreso y salida de la jornada de trabajo (incluso el tiempo de permanencia fuera de él)

Adicional a esto, nosotros podemos agregar más información adicional ya que va a depender de la NECESIDAD que tengamos a efectos de nuestro reporte; por ejemplo anotar el motivo de su inasistencia (Permiso, licencia, vacaciones entre otros...) o el área a la que pertenecen; esto ya dependerá de cada empresa o negocio en particular. Asimismo, debemos precisar que la forma del llevado puede ser manual o digital, siempre y cuando se adopten medidas que asegure la imposibilidad de que la información sea adulterada o perdida.

¿Qué tiempo debemos tener dichos archivos en nuestro poder? 📚

La norma indica que la obligación de conservar dicha información es hasta 05 años después de haberse generado [Artículo 6°].

Como podremos ver, es un tema muy sencillo y que implementarlo de forma manual o digital (depende del tamaño de la compañía) no toma mucho trabajo; además es el PRINCIPAL DOCUMENTO FUENTE en un litigio relacionado a las horas extras, faltas, permisos entre otros... Por otro lado, quiero dejarte algunos consejos que la práctica día a día nos ha enseñado:

• Establece un tiempo de  tolerancia (formalizarlo en un RIT o un memo)
• Adopta mecanismos de control que te aseguren el correcto llenado de la información dentro del control de asistencia (firma y huella del trabajador de preferencia).
• Designa a un trabajador responsable a criterio tuyo, o en todo caso hazlo tu mismo, que te ayude en esta tarea.
• Regula la forma y proporción de descuentos aplicables a las tardanzas, permisos, faltas y demás; ya que de ésta forma enseñas a tus colaboradores a ser más responsables y a la vez te aseguras de realizar sus pagos de manera justa y proporcional a la asistencia al trabajo.
• Evita que los trabajadores se mantengan dentro de la empresa luego de pasado su hora de término de labores (sin que sea necesario) ya que esto acumularía una obligación de PAGO por concepto de horas extras. De las misma forma, evita que entren ANTES del horario ya establecido, ya que las horas extras cuentan aún desde ANTES y DESPUÉS de la jornada de trabajo.
• Realiza proyecciones de pago por concepto de remuneraciones y EVITA hacer pagos innecesarios en horas extras (salvo que la actividad o el trabajo lo amerite) programando las actividades para cada área o trabajador en específico.

🗣 ¿Qué te parece si me dejas aquí en la caja de comentarios tu opinión respecto de este tema? 😅😏

¡¡o en el mejor de los casos me cuentas tu experiencia y así ambos aprendemos!! 👍👍

Si tienes alguna duda al respecto o quizá deseas que te facilite un formato que uso en mis labores, solo pídelo. 🤙 ¿Qué tema crees que deberíamos tocar en el siguiente artículo? 🙄

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¡Muchas Gracias! Hasta una nueva oportunidad… 

Israel Encarnación Soto 

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